乡镇档案管理信息化建设作用

一、当今乡镇档案信息化建设中的基本情况及存在的问题

由于我国城乡发展不均衡，全国大部分乡镇都属于欠发达地区。随着近几年来城乡一体化快速推进，乡镇经济也得到了快速发展，各方面都有显著的改观。乡镇档案管理工作也不例外。例如：档案管理的资金有所增加；几乎所有乡镇都已配备了电脑等设施。虽然取得了这些不错的成绩，但是仍未达到社会发展的需求。因此，有很多问题需要解决。具体问题如下：

(一)乡镇档案的管理方式比较滞后

尽管几乎所有乡镇都已经配备了电脑，但是多数乡镇仍在沿用上个世纪的档案管理模式，与信息化管理格格不入。而且，大部分档案为各级政府所下发的红头文件，对“三农”建设具有指导作用又具有实效性的科研型的文件资料少之又少，档案管理缺乏层级化和网络化管理的体系建设，乡镇档案信息化建设缺乏根基性及继续前进的动力。

(二)档案管理的设备不足且设施陈旧

大多数乡镇所配备的计算机都是几年前购置的，电脑配置低，无法运行复杂程序，导致电脑经常“死机”，致使档案管理软件无法正常使用，也无法安装扫描仪等高科技设备。这给档案的信息化管理带来极大的不便。而且，尽管有些乡镇已经对日常工作中的电子文件进行了分类收集与整理归档，但仍未建立能够覆盖整个乡镇的档案数据库管理系统。

(三)缺乏专业的管理人员

使用电脑的档案信息化建设要求有熟悉电脑的档案管理人员来操作，然而乡镇原来的档案管理人员，对传统的档案管理的理论与实践技能比较熟悉，但大多数对电脑操作并不熟悉，因此影响了乡镇档案信息化建设的进程。

(四)档案信息的开发利用率偏低

由于多年来乡镇档案多以各级政府下发的红头文件为主，因此经常因保密性而不能被公之于众，基层百姓也看不到，而基层百姓最关心的惠农文件也呈现断档局面，致使档案无法为基层百姓服务。另外，基层百姓居住比较分散，有些村庄离乡镇比较远，而有的档案管理人员又身兼数职，经常需要外出，造成档案室经常大门紧闭，这些都造成档案的利用率低下。

二、针对档案信息化管理问题的应对策略

(一)更新管理观念，树立现代化管理意识

乡镇档案管理人员应该与时俱进，学习先进的信息化管理理念，树立以人为本的工作方针，树立大局观念，紧紧抓住党和政府中心工作的核心内容，以基层百姓的需求为准绳，主动提供优质服务。而档案管理部门更应该不断更新服务观念，学习市场经济的理念，创新服务方式，拓宽服务领域，更新服务方式。乡镇档案管理工作是一项服务于社会主义精神文明建设的工作。因此，应该顺应时代的要求，将信息化建设放在重中之重的位置，最终将其纳入社会信息化建设整体布局。发挥其应该发挥的作用，明确其地位。

(二)对档案管理部门加大资金投入，并完善档案信息化的配套设施

响应党中央的号召，将资金用在正确的位置上。对档案管理来说，升级电脑配置，以适应档案管理软件的需求，完善其他配套设施，如扫描仪等。当然，在完善设施配备的同时，也要注意避免设备的重复购置，造成不必要的浪费。

(三)积极培训和引进相关专业人才

人才永远是最重要的资源。没有专业的人才，任何事业都无从谈起，档案信息化的管理工作更是如此。对乡镇档案管理部门来说，若人员充裕则可以通过培训、学习等方式对原有的档案管理人员进行培养，使其尽快掌握信息化专业知识。如果人员不足则可以通过政府的考录机制，引进档案信息化的专业人才。人才兴则万事兴，有了人力资源的保证，乡镇档案信息化建设就不再会举步维艰了。

(四)革新档案管理制度，建立新时代的档案信息中心

高科技产业的迅猛发展，带动了信息化建设的快速发展，对信息采集、保管和利用的方式也有相应的促进和改变。因此，档案管理工作人员的工作方式也要相应的改变。档案管理部门的管理制度也要顺势而为，顺应新变化和新形势，完善档案管理制度，规范工作流程。同时，要为群众着想，力求建成方便群众查阅、方便政务公开、档案保存方便快捷、具有地方产业特色的档案信息管理中心。充分发挥网络的不限地域、不限时间的巨大优势，实现专业化精准查询，为“三农”服务，为群众服务。使基层群众真正享受到信息时代的实惠。

三、乡镇档案信息化建设的重大作用与价值

(一)节约成本，绿色环保

乡镇一级的政府是我国数量最多的一级政府组织，乡镇档案信息化建设无疑会减少大量纸张的使用。同时，使用电脑储存数据资料，不仅节省了纸张，还节省了纸质档案的储存柜、储存室等费用。而纸张的节约有利于环境保护。

(二)方便快捷，服务群众，促进经济发展

档案信息化建设使群众查询信息更加方便快捷，使我国科技发展、信息化社会的成果得以让广大的人民群众共享。网络的使用使群众查询专业信息更快更精准，不仅节约了群众的时间，也方便档案管理工作人员进行管理，减轻了档案工作人员的工作量。同时，有利于政府政务公开，实现公平民主。大量专业的本地特色经济资料的档案也会为当地经济的发展，为乡镇人民创造财富。

(三)档案更易保存

档案信息化建设使档案保存在电脑中，从而避免了纸质档案的发潮、腐烂、易损、易脏等意外丢失。只要保证电脑数据的备份及安全，电子档案很难再丢失。这为政府档案管理工作提供了巨大的方便，并为研究工作人员提供了便利。

(四)有利于整体局势的把控，方便做出正确决策

档案信息化建设录入电脑之后，通过网络，能够建设覆盖整个城乡的档案数据库管理系统，形成城乡大数据，从而为城乡发展的决策者提供最直接，最明确的第一手资料，大大减轻了科研人员调研的时间，为城乡快速发展提供战略支持。在经济发展越来越好的今天，工业化进程大大加快，高科技产业也正迅猛发展，信息化社会已经到来，乡镇地区虽然处于欠发达地区，但国家致力于发展城乡一体化，大力缩小城乡差距，这些都为乡镇的档案信息化管理提供了良好的契机。而我国城市化率不高，大部分居民住在农村乡下。乡镇档案信息化建设将为这庞大的人民群众提供方便。相信在党和政府的大力支持下，乡镇的档案信息化建设一定会取得不错的成绩。而完善的乡镇档案信息化管理也会促进我国经济的快速发展。